ファイル共有機能の紹介
日頃より塾管理システム・スクール教育施設向けICTシステムの『スクパス/SCHPASS』をご利用いただき、誠にありがとうございます。
今回は新管理画面への移行に伴い生まれた新たな機能、「ファイル共有」についてご案内させていただきます。
新管理画面への移行にあたり、「スケジュール」が「ファイル共有」にリニューアルされ、ファイル共有に特化した機能へと進化しました。
しかし、このごろこのファイル共有についてお問い合わせをいただくことが増えており、リニューアルでさらに便利に使いやすくなった反面、その進化した部分が知られていないという点がありました。
そこで、今回この記事で今一度皆さまにファイル共有機能の紹介をすることで、この機能について理解を深め、日々の運営業務に役立てていただけたらと思っております。
『スクパス/SCHPASS』およびこのファイル共有機能が、皆さまのスクール運営の助けになれば幸いです。
ファイル共有とは
ファイル共有機能とは、PDFファイルや画像ファイルを生徒・保護者のスクパスアプリに公開できる機能です。
ファイルの共有は、フォルダを作成することで管理・公開が可能になります。
フォルダのタイプには以下の2種類があります。
共通…複数の生徒(生徒全員や学年・グループごとなど)を指定して同じファイルを公開する
※生徒一人を選択して公開することも可能
個別…生徒一人一人に個別でファイルを公開する
フォルダのタイプはフォルダ作成時に選択して登録します。フォルダには任意でコメントをつけることができるので、中身を開かなくても内容の確認が行えます。
円滑な管理のために、ぜひご活用ください。
ファイルの登録方法
ここではファイルの登録方法について、タイプごとに分けて紹介します。
また登録済みのファイルは任意のタイミングで追加・削除することも可能です。
〇フォルダから登録する場合(共通タイプ)
①フォルダ新規作成画面を開く
■ファイル共有＞フォルダ新規作成
②フォルダ情報を入力する
フォルダ情報入力内容は以下の通りです。
・フォルダ名
・コメント(任意入力)
・タイプ選択 (共通/個別)
・対象生徒の指定
・フォルダの表示順指定
・アプリ内表示の選択 (有効/無効)
→「有効」を選択すると作成完了とともに生徒・保護者アプリに表示されます
③ファイルを登録する
登録内容は以下の通りです。
・ファイル登録形式（ファイル形式：JPG,PNG,GIF,PDF サイズ：20MBまで）
・ファイル名 (15文字以内)
→入力したファイル名は生徒・保護者アプリに表示されます
・コメント (任意入力)
・ファイルの追加 (最大10件まで)
→複数のファイルを追加する場合は「ファイル欄追加」をクリックして追加を行います
④作成完了
「作成する」をクリックすると作成が完了します。
〇フォルダから登録する場合(個別タイプ)
①フォルダ新規作成画面を開く
■ファイル共有＞フォルダ新規作成
②フォルダ情報を入力する
フォルダ情報入力内容は以下の通りです。
・フォルダ名
・コメント (任意入力)
・タイプ選択 (共通/個別)
・フォルダの表示順指定
・アプリ内表示の選択 (有効/無効)
→「有効」を選択すると作成完了とともに生徒・保護者アプリに表示されます
③フォルダの作成を完了する
「作成する」をクリックして個別ファイル一覧画面へ遷移します。
④ファイルを登録する
登録内容は以下の通りです。
・ファイル登録形式（ファイル形式：JPG,PNG,GIF,PDF サイズ：20MBまで）
・ファイル名 (15文字以内)
→入力したファイル名は生徒・保護者アプリに表示されます
・コメント入力 (任意)
⑤内容を保存する
「保存」をクリックして登録した内容を保存します。
〇作成済みのフォルダに追加する場合(共通)
①フォルダ一覧画面を開く
■ファイル共有＞フォルダ一覧
②フォルダ編集画面を表示し、ファイル欄に追加する
③ファイルを登録する
登録内容は以下の通りです。
・ファイル登録形式（ファイル形式：JPG,PNG,GIF,PDF サイズ：20MBまで）
・ファイル名 (15文字以内)
→入力したファイル名は生徒・保護者アプリに表示されます
・コメント入力 (任意)
④内容を更新する
必要に応じてフォルダの情報を編集し、情報の編集・ファイルの登録が完了したら「更新する」をクリックします。
〇作成済みのフォルダに追加する場合(個別)
①個別ファイル一覧画面を開く
■ファイル共有＞個別ファイル一覧
②個別フォルダを選択し、ファイル欄に追加する
③ファイルを登録する
登録内容は以下の通りです。
・ファイル登録形式（ファイル形式：JPG,PNG,GIF,PDF サイズ：20MBまで）
・ファイル名 (15文字以内)
→入力したファイル名は生徒・保護者アプリに表示されます
・コメント入力 (任意)
④内容を更新する
必要に応じてフォルダの情報を編集し、情報の編集・ファイルの登録が完了したら「更新する」をクリックします。
こんな使い方ができます！
ファイル共有機能は、目的に合わせて使い方を工夫することで用途の幅が広がります。
ここでは状況別に活用方法を紹介します。
例：スクールの利用規約を生徒全員に共有したいとき
操作手順 ①「共通タイプ」でフォルダを作成
②対象生徒→全生徒を選択
③ファイルを登録
→設定したフォルダ・ファイルが生徒全員に表示
例：生徒専用のフォルダを作りたいとき
操作手順 ①「共通タイプ」でフォルダを作成
②対象生徒→生徒一人だけを選択
③生徒個人のファイルを自由に登録する
→設定したフォルダ・ファイルが対象生徒一人だけに表示
例：各生徒の模試結果を共有したいとき
操作手順 ①「個別タイプ」でフォルダを作成
②生徒ごとに模試結果のファイルを登録する
→共通の目的を持ったフォルダに生徒ごと違ったファイルを表示
工夫次第で使い方は様々です。それぞれのスクールに合った活用法をぜひ見つけてみてください！
まとめ
いつもスクパスをご利用いただきありがとうございます。
今回はファイル共有についてご案内いたしました。いまだ慣れない機能であるとは思いますが、ぜひこれを使いこなしていただき、スクール運営の一助としていただけると幸いです。
引き続きスクパスをどうぞよろしくお願い申し上げます。